Je bekijkt nu Samenwerking met schoolfotografen voor de productie van studentenkaarten

Samenwerking met schoolfotografen voor de productie van studentenkaarten

De Almeerse Scholen Groep (ASG) bereidt jonge mensen voor op hun toekomst en hun plek in de steeds sneller veranderende samenleving. De scholen van ASG verbeteren en vernieuwen zich continu en geven kwalitatief en divers onderwijs dat toegankelijk is voor ieder kind.  Samen geven ze kleur aan goed onderwijs. De Almeerse Scholen Groep is het onderwijsbestuur van 37 basisscholen, twee scholen voor speciaal basisonderwijs (SBO) en acht scholen in het voortgezet onderwijs in Almere. 21.000 leerlingen krijgen inspirerend onderwijs. Bij de ASG werken 2.150 medewerkers.  

Bij de ASG maken ze gebruik van een multifuntionele Mifare Classic pas voor identificatie, toegangscontrole, betalingen en hun kluisjessysteem. ScreenCheck heeft CardsOnline als SaaS-oplossing beschikbaar gemaakt voor het beheren en produceren van deze passen op zeven locaties van ASG. Uniek aan de implementatie van CardsOnline bij ASG is de samenwerking met een aantal schoolfotografen voor de productie van de pasjes.

Snelle en eenvoudige samenwerking met derde partijen via CardsOnline

ASG wil voor zeven van hun locaties, de medewerkers- en studentenpas ontwerpen, beheren, coderen en printen via CardsOnline. Deze locaties kunnen kiezen om de passen zelf te produceren of door de schoolfotografen die zijn aangesloten bij ASG. Zo kunnen de drie schoolfotografen Foto KochSchoolfoto.nl en Vanderberg fotografie, die aangesloten zijn, naast het maken en beschikbaar stellen van de pasfoto’s, toegang krijgen tot CardsOnline en de kaarten met pasfoto produceren via de CPM (Card Print Manager ). De CPM maakt verbinding met CardsOnline en is geïnstalleerd op de computer, die gekoppeld is aan de kaartprinter gebruikt voor het coderen en printen. De Schoolfotografen krijgen via de CPM een duidelijk overzicht van de kaarten die beschikbaar zijn voor het coderen en printen.

Data importeren uit bronsystemen voor kaartgegevens en foto’s

CardsOnline als SaaS-oplossing ten behoeven van de kaartbeheer en -productie is een centraal systeem en geeft veilig online toegang aan de bevoegde gebruikers op de verschillende locaties van ASG en de schoolfotografen. Om kaartgegevens te importeren en beheren, is een koppeling nodig met het bronsysteem Somtoday van ASG. Het bronsysteem van Somtoday, is waaruit de nodige persoonsgegevens worden geïmporteerd. Dit gebeurt door middel van een data agent, een actieve koppeling tussen Somtoday en CardsOnline.

ScreenCheck heeft twee data-agents gemaakt voor het veilig importeren van de kaartgegevens en foto’s naar CardsOnline. Naast de koppeling met het Somtoday systeem is er ook een koppeling gemaakt om de foto’s te importeren van de verschillende schoolfotografen via SFTP.

De schoolfotograaf maakt de pasfoto’s met eigen professionele camera en stelt per schoollocatie, deze pasfoto’s ter beschikking aan CardsOnline, zodat deze automatisch kunnen worden ingelezen in CardsOnline. De pasfoto’s worden door de betreffende schoolfotograaf aangeleverd, door het foto bestand (studentnummer.jpg), conform de CardsOnline specificaties,  via een SFTP account op de CardsOnline server te plaatsen in de juiste locatie import map. De foto wordt dus vanuit deze importmap in de juiste Unit (Schoollocatie) van CardsOnline geplaatst.

Het ontwerp en de kaart koppelen tijdens kaartproductie

ASG ontwerpt in samenwerking met ScreenCheck verschillende kaartlayouts via CardsOnline. De gewenste kaartontwerpen koppelen ze vervolgens aan de correcte kaarthouder. Tijdens de productie van de kaart wordt de kaart geschikt gemaakt voor het betaal-systeem Netpay van XAFAX, het toegangscontrole systeem van Salto en de Vecos Releezme Kluisjes. De kaarthouder kan na productie en ontvangst van de kaart, deze direct gebruiken met de verschillende facilitaire systemen.

CardsOnline Service Portal

ASG maakt ook gebruik van de CardsOnline Service Portal. De medewerkers en studenten kunnen snel en betrouwbaar inloggen op de Service Portal via hun eigen SSO (Single Sign On) gegevens. De SSO voor de CardsOnline Service Portal is gerealiseerd via ADFS. Active Directory Federation Services (ADFS) is een softwarecomponent die is ontwikkeld door Microsoft en die op Windows Server-besturingssystemen kan worden geïnstalleerd om gebruikers eenmalige aanmeldingstoegang te bieden tot systemen en toepassingen die zich over de organisatiegrenzen bevinden. Met een account op de Service Portal kunnen kaarthouders hun eigen kaartgegevens en foto beheren en bijvoorbeeld een verloren kaart blokkeren.